Für die Berliner Taxenunternehmer und -unternehmerinnen besteht ab dem 19.08.2013 die Möglichkeit Ihre Taxen auf freiwilliger Basis und auf eigene Kosten mit einem sogenannten "Fiskaltaxameter" (an einen Taxameter gebundene Sicherheitseinheit mit Smartcard) auszustatten. Das LABO hat in diesem Zusammenhang die Funktion der Registrierungsstelle übernommen. D.h. die für die Beantragung der Smardcard bei der Bundesdruckerei (D-Trust GmbH) erforderlichen Angaben der Unternehmer und Unternehmerinnen werden vom LABO geprüft und bestätigt.
Nachfolgend das Schreiben vom LABO:
Steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen
Nutzung von sogenannten „Fiskaltaxametern“
Sehr geehrte Taxiunternehmerin,
sehr geehrter Taxiunternehmer,
mit Schreiben vom 01.09.2008 hatte ich Sie im Einvernehmen mit der Senatsverwaltung für Finanzen und der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung über die steuerrechtlichen Aufzeichnungs -und Aufbewahrungsfristen und auf die im Genehmigungsverfahren vorzulegenden Unterlagen hingewiesen.
Ich möchte Sie nun über die Möglichkeit der Nutzung von sogenannten „Fiskaltaxametern“ (an einen Taxameter gebundene Sicherheitseinheit mit Smartcard ) informieren, für die – soweit sie auf Basis des INSIKA-Systems beruhen – das LABO in Berlin die Funktion der Registrierungsstelle übernommen hat.
I. Ausgangslage
Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 2 der Abgabenordnung (AO) besteht bereits seit dem 1. Januar 2002 die Pflicht für Unternehmen, alle steuerlich relevanten Daten in einem Betrieb, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren und gem. § 147 Abs. 6 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Nr.2 d) Berufszugangsverordnung für den Straßenpersonenverkehr (PBZugV) im Rahmen von Betriebsprüfungen zur Verfügung zu stellen. Es ist hierbei nicht ausreichend, aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ausgedruckter Form vorzuhalten, vielmehr müssen die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
Für Taxenunternehmen wurde bisher eine Ausnahme von dieser Regel zugelassen, die seit der Veröffentlichung des Rundschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26. November 2010 nur noch beim Einsatz von Taxametern ohne Schnittstelle zum Datenexport gilt. Hierbei wird das Ziel verfolgt, bis zum 31. Dezember 2016 auch für Taxenunternehmen die Regelungen zur Anwendung zu bringen, die seit 2002 allgemein gelten.
Die digitalen Einzelaufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gelten im Übrigen auch für allein fahrende Einwagenunternehmerinnen und -unternehmer.
II. Vorteile eines sogenannten „Fiskaltaxameters“
Ein sogenannter „Fiskaltaxameter“ besitzt nicht nur die Funktionen für die Ermittlung des Fahrentgeltes und der Abrechnung, sondern stellt die ermittelten Fahrzeugdaten für fiskalische Zwecke bereit.
Der Einsatz eines sogenannten „Fiskaltaxameters“ und die Teilnahme an einem Verfahren zur Aufzeichnung und Auswertung der Daten kann auch in Ihrem betrieblichen Interesse als Taxenunternehmer liegen. Sie werden von aufwändigen manuellen Aufzeichnungen entlastet. Zudem erhalten Sie vollumfängliche Daten zur eigenen Betriebssteuerung. In den steuerlichen Prüfverfahren und den Genehmigungsverfahren erleichtert der Einsatz der geeigneten technischen Infrastruktur die Führung der erforderlichen Nachweise, so dass der Aufwand für weitergehende betriebliche Prüfungen erheblich verringert wird. Die Führung von sogenannten Schichtzetteln in der jetzigen Form ist dann nicht mehr notwendig, jedoch die tägliche handschriftliche Protokollierung von Tachokilometerständen.
III. Funktionsweise eines „Fiskaltaxameters“
Bei dieser Art der Datenaufzeichnung werden die Daten beim Entstehen mit einer Signatur versehen und nachweisbar vor einem Überschreiben geschützt. Die gesicherten Daten (Einzelaufzeichnungen) werden über geeignete Schnittstellen exportiert (ausgelesen) und mit zweckmäßigen Mitteln vor Verlust oder Zerstörung geschützt. Die Summenspeicher auf der INSIKA-Smartcard enthalten die kumulierten Werte aller Transaktionen monatsgenau gespeichert. Die kumulierten Werte werden regelmäßig signiert ausgegeben und – genau wie die einzelnen Aktionen - extern gespeichert. Die Summenspeicher auf der Smartcard können nicht zurückgesetzt werden.
IV. Anforderungen an die Technik und Verfahren
Erforderlich ist ein geeigneter Taxameter, eine Einheit zur digitalen Signatur mit Schnittstelle für den Datenexport, incl. INSIKA-Smartcard. Der Server sollte bei einem Datendienstleister zur Verfügung stehen, der die Anforderungen nach § 14 Abs. 1 und 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) gewährleisten kann.
Bei Herstellung der INSIKA-Smartcard werden die Unternehmensdaten und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) in einem sog. Zertifikat auf der Smartcard hinterlegt.
Der Einbau erfolgt über eine autorisierte Servicewerkstatt des Taxameterherstellers oder Herstellers der Signiereinheit.
Für den Einbau und die Verwendbarkeit in Ihrem Taxameter zeichnen Sie verantwortlich.
Soweit deshalb eine Übertragung vom Taxameter über Schnittstellen auf externe Speichermedien erfolgt, müssen die steuerlich relevanten Daten unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden.
Im Sinne der Regelung des § 14 Abs. 1 und 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss die Echtheit der Herkunft der Unterlagen, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Die nach dem Gesetz erforderlichen Angaben dürfen nicht geändert werden.
Allerdings erfüllen die gängigen Softwareprodukte zur Auswertung betrieblicher Daten im Taxenverkehr diese gesetzlichen Anforderungen zur Unveränderbarkeit der Daten durchgängig nicht, sondern sind teilweise sogar auf Veränderungen des Datenbestandes ausgelegt. Derartige Produkte bieten daher keine Gewähr, dass sie im Prüfverfahren anerkannt werden.
Eine hohe Zuverlässigkeit im Hinblick auf die gesetzlich geforderten Unveränderbarkeiten besitzen hingegen solche technischen Verfahren, bei denen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten durch eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung gewährleistet (§ 14 UStG) werden kann.
Nach dem gegenwärtigen Stand ist hierfür beispielsweise das INSIKA-Verfahren geeignet. Technische Informationen dazu erhalten Sie unter www.insika.de. Sofern es künftig andere Systeme auf dem Markt gibt, müssten die Anbieter dieser Systeme dann ebenfalls akkreditiert sein.
Bei der Auswertung der Daten muss der Unternehmer durch technische und organisatorische Maßnahmen eine Veränderung der Daten nachprüfbar ausschließen.
Auskunft darüber, welche Dienstleistungsunternehmen Sie bei der Suche nach geeigneten Taxametern, sicherem Datenempfang, sicherer Datenaufbewahrung und Datenverfügbarkeit unterstützen, erhalten Sie von Ihrem Taxameterhersteller und künftig auch auf der Internetseite der IHK unter: http://www.ihk-berlin.de/.
Voraussetzung ist, dass die Daten im INSIKA Export-Format gespeichert, gesichert und den berechtigten Behörden zur Verfügung gestellt werden können.
V. Praktische Schritte
Sollten Sie sich entscheiden, einen sogenannten „Fiskaltaxameter“ auf eigene Kosten in Ihr Fahrzeug einbauen zu lassen, und haben Sie sich für Technik und Verfahren entschieden, bedarf es für die Nutzung des INSIKA-Verfahrens der Beantragung einer INSIKA-Smartcard.
Das LABO hat hierfür die Funktion der Registrierungsstelle übernommen.
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- Das Antragsformular kann bequem auf der Internetseite der D-Trust GmbH (Bundesdruckerei) unter dem Link
https://my.d-trust.net/antrag4/public/erstantrag/index/Produktnr/2040/Projektnr/67
ausgefüllt werden
- Die Antragstellung erfolgt dann persönlich bei der Registrierungsstelle, dem Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO), IIIC 32, zur Überprüfung und Bestätigung Ihrer Angaben.
Folgende Unterlagen sind vorzulegen:
- Antragsunterlagen im Original
- Personalausweis oder Pass im Original und in Kopie (beim Personalausweis mit geschwärzter 6-stelliger Zugangsnummer (CAN))
- Bestätigung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) durch das zuständige Finanzamt und eine Kopie des Schreibens.
Die Weiterleitung des Antrages an die D-TRUST GmbH zur Produzierung Ihrer INSIKA-Smartcard erfolgt durch das LABO
- Der Einbau der INSIKA-Smartcard in die Sicherheitseinheit und der Anschluss an das Taxameter müssen durch eine autorisierte Servicewerkstatt des Taxameterherstellers oder Herstellers der Signiereinheit erfolgen. Eine Einbaubestätigung ist dem LABO vorzulegen.
Unternehmen, die eine INSIKA-Smartcard nutzen, sind verpflichtet, die Daten auf einem Datenträger ihrer Wahl (USB-Stick, CD-ROM, Speicherkarte) für eine Betriebsprüfung dem LABO zur Verfügung zu stellen.
Die INSIKA-Smartcard ist fünf Jahre gültig. Die Gültigkeit beginnt zu dem Zeitpunkt der Herstellung. Die Karte ist also schon gültig, wenn Sie diese erhalten – und nicht erst dann, wenn Sie diese zum ersten Mal benutzen. Das genaue Ende der Geltungsdauer ist auf die Karte aufgedruckt.
Die INSIKA-Smartcard ist, wie alle Betriebsunterlagen, gemäß § 147 Abs. 3 AO nach der letzten Nutzung zehn Jahre aufzubewahren.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Ihre Genehmigungsbehörde
